Previsión de cobros con Google Sheets: plantilla, fórmulas y Gemini

La previsión de cobros con Google Sheets te permite ver cuánto dinero está pendiente, en qué semana podría entrar y qué facturas necesitan seguimiento. La forma más clara de construirla es separar los datos originales de los cálculos y mantener una fila específica para las facturas vencidas anteriores al periodo analizado.

No necesitas un panel complejo: dos hojas, estados consistentes y unas pocas fórmulas bastan para empezar.

Previsión de cobros con Google Sheets: estructura mínima

Crea una hoja llamada Facturas con estas columnas:

Usa solo estos estados:

• Pendiente: todavía no se ha cobrado y la fecha prevista no ha pasado.
• Vencida: la fecha prevista ya pasó y no consta el cobro.
• Cobrado: el importe ya entró y no debe formar parte de la previsión pendiente.
• En disputa: existe una incidencia que puede retrasar o reducir el cobro.

En la columna G, utiliza una escala cerrada:

• 1: muy probable.
• 0,75: probable, pero falta confirmar algo.
• 0,50: incierto.
• 0,25: poco probable o con una incidencia importante.
• 0: no incluir en la previsión ponderada.

En I2, calcula los días de retraso:

=SI(O(F2="Cobrado";D2="");0;MAX(0;HOY()-D2))

Si tu hoja usa funciones en inglés, la equivalencia es:

=IF(OR(F2="Cobrado",D2=""),0,MAX(0,TODAY()-D2))

Las fórmulas de este artículo están escritas con nombres de función en español y separador de argumentos con punto y coma. Si tu hoja usa coma, cambia cada punto y coma por una coma. No mezcles nombres de función en español e inglés dentro de la misma fórmula: SUMAR.SI.CONJUNTO equivale a SUMIFS, y SUMAPRODUCTO equivale a SUMPRODUCT.

Diseño correcto de la hoja Resumen

Crea una segunda hoja llamada Resumen. Este diseño mantiene las etiquetas de semana encima de sus fechas y permite copiar las fórmulas hacia la derecha.

En B1, escribe el lunes de la primera semana que quieres analizar, por ejemplo 12/10/2026.

En B2:E2, escribe las etiquetas:

En B3:E3, coloca las fechas de inicio:

B3: =$B$1
C3: =B3+7
D3: =C3+7
E3: =D3+7

Ahora define las filas de resultados:

La fila 4 contiene el total pendiente de cada semana. La fila 5 contiene el total ponderado por probabilidad. La fila 7 sirve para las facturas vencidas cuya fecha prevista es anterior al lunes de la primera semana; así no se pierden del resumen.

Total pendiente por semana

En B4, escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!$E$2:$E;Facturas!$D$2:$D;">="&B$3;Facturas!$D$2:$D;"<"&B$3+7;Facturas!$F$2:$F;"<>Cobrado")

Copia la fórmula de B4 hasta E4. La referencia B$3 mantiene fija la fila de fechas, pero permite que la columna cambie de B a C, D y E.

Google describe SUMIFS como una función que suma un intervalo cuando se cumplen varios criterios. En esta versión, el intervalo sumado es el importe pendiente y los criterios son la fecha inicial, el límite de siete días y un estado distinto de Cobrado. La función equivalente en español es SUMAR.SI.CONJUNTO (Google Docs Editors Help: SUMIFS function).

Total ponderado por probabilidad

En B5, escribe esta fórmula y cópiala hasta E5:

=SUMAPRODUCTO((Facturas!$D$2:$D>=B$3)*(Facturas!$D$2:$D<B$3+7)*(Facturas!$F$2:$F<>"Cobrado")*Facturas!$E$2:$E*Facturas!$G$2:$G)

Observa que la fecha usa B$3, no $B$3. La columna debe quedar relativa para que, al copiar la fórmula hacia la derecha, pase a C$3, D$3 y E$3.

El total ponderado no es una promesa de cobro. Es el resultado de multiplicar cada importe pendiente por su probabilidad. Mantén visibles las dos filas: el total pendiente muestra la exposición completa y el ponderado muestra una estimación más prudente.

Facturas no cobradas

En B6, utiliza:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Facturas!$D$2:$D;">="&B$3;Facturas!$D$2:$D;"<"&B$3+7;Facturas!$F$2:$F;"<>Cobrado")

Copia hasta E6. Esta fila cuenta las facturas no cobradas con fecha dentro de la semana.

Vencidas anteriores a la semana 1

En B7, suma las facturas que quedaron vencidas antes del inicio del periodo:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!$E$2:$E;Facturas!$D$2:$D;"<"&$B$3;Facturas!$F$2:$F;"<>Cobrado")

Puedes dejar C7:E7 vacías o mostrar allí una nota como Ver B7. La cifra de vencidas anteriores pertenece al periodo atrasado, no a la Semana 1. Si una factura tiene una fecha prevista dentro de la Semana 1 y ya está vencida respecto a la fecha actual, aparecerá en la semana correspondiente y su estado debe ser Vencida.

Validar estados antes de usar Gemini

La validación de datos evita variantes como cobrado, Cobrada o pendiente de cobro, que romperían los filtros.

En la columna F:

1. Selecciona el intervalo de estados, por ejemplo F2:F500.
2. Abre el menú de validación de datos de Google Sheets.
3. Crea una lista desplegable con Pendiente, Vencida, Cobrado y En disputa.
4. Configura el rechazo de valores no válidos si esa opción aparece.
5. Revisa manualmente las filas antiguas y corrige los estados antes de recalcular.

Google indica que Gemini en Sheets puede crear tablas, fórmulas, análisis, listas desplegables y acciones de organización. Para abrirlo, abre la hoja en Google Sheets y pulsa Ask Gemini en la parte superior derecha; después escribe la indicación en el panel lateral. Estas funciones requieren un plan de Google Workspace o Google AI que las incluya. Si partes de un archivo .xlsx, Google recomienda usar Archivo y Guardar como Google Sheets para trabajar con las funciones de Gemini (Collaborate with Gemini in Google Sheets, Build or edit entire spreadsheets with Gemini in Sheets).

Antes de aceptar una propuesta, comprueba:

1. Que Gemini está usando la pestaña Facturas y no una tabla incompleta.
2. Que las fechas son fechas y no texto.
3. Que los importes son números.
4. Que las filas Cobrado quedan fuera de los totales pendientes.
5. Que las facturas sin fecha o estado se marcan como datos incompletos.

Prompt 1: crear la tabla inicial

Crea una tabla para controlar cobros pendientes de una pequeña empresa. Usa exactamente estas columnas: número de factura, cliente, fecha de emisión, fecha prevista de cobro, importe pendiente, estado, probabilidad, responsable, días de retraso y notas. Los únicos estados permitidos son Pendiente, Vencida, Cobrado y En disputa. La probabilidad solo puede ser 1 para muy probable, 0,75 para probable, 0,50 para incierto, 0,25 para poco probable y 0 para no incluir. Las filas Cobrado no deben formar parte de ningún total pendiente. No inventes facturas, clientes ni importes: deja las filas vacías. Explica el formato esperado de cada columna antes de crear la tabla.

Prompt 2: revisar riesgos y datos incompletos

Analiza únicamente las filas visibles de esta hoja de cobros. Marca como “dato incompleto” cualquier fila sin cliente, importe, fecha prevista o estado. Trata las filas con estado Cobrado como cerradas: no las clasifiques como riesgo y no las incluyas en las facturas que requieren seguimiento. Para las demás filas, marca como “atraso” una factura cuya fecha prevista sea anterior a hoy. Clasifica el riesgo así: bajo si está Pendiente y tiene probabilidad 1; medio si tiene probabilidad 0,50 o 0,75; alto si está Vencida, En disputa o tiene probabilidad 0 o 0,25. No cambies importes, fechas, estados ni probabilidades. Devuelve una tabla con número de factura, motivo y acción sugerida. Si falta información, escribe “inconcluso”.

Prompt 3: preparar el resumen semanal

Resume los cobros previstos para las próximas cuatro semanas usando solo los datos de esta hoja. Para cada semana, muestra total pendiente con fecha prevista en esa semana, total ponderado por probabilidad y número de facturas no cobradas. Mantén las filas Cobrado fuera de todos los cálculos. Después lista las tres facturas que requieren seguimiento, priorizando primero las vencidas anteriores al lunes de la primera semana y después el mayor importe pendiente. No inventes fechas, contactos, promesas de pago ni causas de retraso. Si faltan fechas o estados, indícalo como “inconcluso”. Define “total ponderado” como importe pendiente multiplicado por la probabilidad de esa fila.

Ejemplo ilustrativo con datos inventados

Una agencia pequeña registra estas facturas:

Si B3 es el lunes 12/10/2026, la Semana 1 cubre del 12 al 18 de octubre.

La fila Total pendiente de la Semana 1 suma:

• F-241: 1.800
• F-242: 950
• Total pendiente: 2.750

La fila Total ponderado calcula:

• F-241: 1.800 × 1 = 1.800
• F-242: 950 × 0,75 = 712,50
• Total ponderado: 2.512,50

La factura F-243 no entra en la Semana 1 porque su fecha prevista es anterior al lunes inicial. Aparece en B7, la fila Vencidas anteriores, con un total de 2.400. F-244 aparece en la Semana 2, con un total pendiente de 1.200 y un ponderado de 300.

Este diseño evita mezclar lo que podría cobrarse esta semana con lo que ya está atrasado.

Rutina semanal de mantenimiento

Una previsión útil depende de actualizar los datos con el mismo criterio:

1. Añade las facturas nuevas sin borrar las anteriores.
2. Cambia a Cobrado solo cuando el ingreso esté confirmado.
3. Actualiza la fecha prevista si recibes una nueva fecha.
4. Mantén el importe pendiente separado del importe original.
5. Revisa B7 antes de mirar las cuatro semanas futuras.
6. Comprueba las filas Vencida y En disputa.
7. Compara el total pendiente y el ponderado con la semana anterior.

Si una factura se cobra parcialmente, registra el saldo restante en E y añade una columna separada llamada Importe cobrado. No sustituyas el estado por una nota: el estado debe seguir siendo una categoría controlada.

Para convertir esta hoja en un proceso repetible puedes consultar el curso ChatGPT Workflows. Si después necesitas conectar la hoja con otros servicios, el curso ChatGPT Workflows puede servirte como siguiente paso.

La hoja cumple su función cuando cada semana permite contestar tres preguntas: cuánto está pendiente, cuánto está razonablemente ponderado y qué factura vencida necesita una acción concreta.